8 ações que vão aumentar a produtividade no trabalho

Vo­cê che­ga à em­pre­sa cheio de von­ta­de de tra­ba­lhar. Olha os e-mails, aten­de al­guns te­le­fo­ne­mas, des­pa­cha al­guns ma­lo­tes, faz uma re­u­ni­ão rá­pi­da e… já é meio-dia. Nes­se mo­men­to, vo­cê se per­gun­ta: o que eu re­al­men­te pro­du­zi nes­se pe­rí­o­do?

Vi­ver nes­se es­ta­do de­ve ser con­si­de­ra­do al­go gra­ve, pois de­mons­tra que a pes­soa es­tá com pro­ble­mas de pro­du­ti­vi­da­de. Por is­so, pa­ra aju­dar a re­ver­ter es­se ce­ná­rio, se­le­ci­o­nei oi­to di­cas prá­ti­cas que vão aju­dar a au­men­tar o ren­di­men­to no tra­ba­lho. São ações sim­ples e que qual­quer um con­se­gue apli­car no dia a dia. Con­fi­ra:

Con­tro­le – Se vo­cê quer au­men­tar o seu ren­di­men­to, o pri­mei­ro pas­so é sa­ber exa­ta­men­te de que for­ma es­tá gas­tan­do o seu tem­po. Es­sa in­for­ma­ção po­de di­zer mui­to so­bre os seus pro­ble­mas de pro­du­ti­vi­da­de. Mo­ni­to­re su­as ho­ras de tra­ba­lho du­ran­te al­guns di­as – uma se­ma­na é o su­fi­ci­en­te. De­pois, use as in­for­ma­ções ob­ti­das pa­ra des­co­brir co­mo tra­ba­lhar de ma­nei­ra mais pro­du­ti­va.

Fo­co – O há­bi­to que mais atra­pa­lha o ren­di­men­to no tra­ba­lho é mul­ti­ta­re­far. Po­de até pa­re­cer que vo­cê es­tá pro­du­zin­do mais, po­rém, a qua­li­da­de des­sas ta­re­fas se­rá pi­or. A chan­ce de er­ro é gran­de e, cer­ta­men­te, se­rá pre­ci­so re­fa­zer al­go em al­gum mo­men­to. E, mes­mo que não co­me­ta equí­vo­cos, vo­cê pre­ci­sa­rá de mais tem­po pa­ra com­ple­tar uma ta­re­fa sim­ples se não es­ti­ver con­cen­tra­do ne­la. Fo­que em ape­nas uma ta­re­fa de ca­da vez, não acei­te in­ter­rup­ções.

Ha­bi­li­da­de de de­le­gar – Se vo­cê ti­ver dez ta­re­fas pa­ra en­tre­gar ho­je, é pro­vá­vel que não con­si­ga fa­zer tu­do so­zi­nho. A me­lhor ma­nei­ra de li­dar com al­tas de­man­das, em um pra­zo cur­to, é de­sen­vol­ver a ha­bi­li­da­de de de­le­gar. Pa­ra is­so, é pre­ci­so co­nhe­cer bem ca­da mem­bro da equi­pe, des­sa for­ma se­rá pos­sí­vel dis­tri­bu­ir as ta­re­fas en­tre os fun­cio­ná­rios que apre­sen­tam o per­fil ne­ces­sá­rio pa­ra exe­cu­tá-las. Além dis­so, lem­bre-se de que es­ses pro­fis­si­o­nais es­tão as­su­min­do a res­pon­sa­bi­li­da­de pe­lo re­sul­ta­do, por­tan­to, eles tam­bém pre­ci­sam ter au­to­no­mia pa­ra de­sen­vol­ver o tra­ba­lho da ma­nei­ra que con­si­de­ram mais ade­qua­da.

Re­la­ci­o­na­men­to – Con­tar com a sua equi­pe se­rá um gran­de re­for­ço pa­ra me­lho­rar seu ren­di­men­to no tra­ba­lho. O lo­cal de tra­ba­lho é um am­bi­en­te em que há mui­ta pres­são, mui­ta po­lí­ti­ca e de­sen­vol­ver um bom re­la­ci­o­na­men­to com co­le­gas de ou­tros se­to­res re­pre­sen­ta uma van­ta­gem im­por­tan­te. Com is­so, vo­cê con­se­gue agi­li­zar o seu tra­ba­lho na­que­les mo­men­tos em que de­pen­de des­sas pes­so­as. Por exem­plo, ima­gi­ne que quer en­tre­gar um re­la­tó­rio co­mer­cial, mas pre­ci­sa que o ges­tor de fi­nan­ças ava­lie os nú­me­ros. Se o seu re­la­ci­o­na­men­to com es­se ges­tor for po­si­ti­vo, pro­va­vel­men­te, ele vai dar pri­o­ri­da­de à sua so­li­ci­ta­ção. Do con­trá­rio, vo­cê po­de es­pe­rar al­gum tem­po pa­ra ter uma res­pos­ta.

Pri­o­ri­da­des – Com uma agen­da cheia, che­ga um mo­men­to em que vo­cê co­me­ça a es­co­lher o que se­rá re­al­men­te pos­sí­vel re­a­li­zar (e, se ain­da não es­tá es­co­lhen­do, é pos­sí­vel que es­te­ja afo­ga­do em um oce­a­no de pro­je­tos, sem con­se­guir com­ple­tar ne­nhum). Pa­ra fa­zer es­sa es­co­lha, é pre­ci­so es­ta­be­le­cer pri­o­ri­da­des. Co­me­ce es­ta­be­le­cen­do qual é sua me­ta nes­se mo­men­to. De­pois, ana­li­se ca­da uma das ta­re­fas que es­tão na sua lis­ta de ati­vi­da­des. Se­rá que ler seus e-mails vai ter mais im­pac­to do que ela­bo­rar uma pro­pos­ta pa­ra um cli­en­te? Se­rá que ela­bo­rar uma pro­pos­ta vai ge­rar mais efei­to do que fa­zer aque­la re­u­ni­ão de fe­ed­back com a equi­pe? É por meio des­sa aná­li­se cons­tan­te que vo­cê vai de­ter­mi­nar o que pre­ci­sa ser fei­to ago­ra e o que po­de es­pe­rar.

Apren­di­za­do – Em mui­tos ca­sos, o ren­di­men­to no tra­ba­lho es­tá bai­xo por­que vo­cê não es­tá fa­mi­lia­ri­za­do com de­ter­mi­na­da ati­vi­da­de. Por exem­plo, se­não sa­be usar o Ex­cel, vai le­var mui­to tem­po pa­ra fa­zer uma pla­ni­lha. Quan­do se pre­pa­ra bem pa­ra exe­cu­tar uma ati­vi­da­de, vo­cê es­tá fa­zen­do o que cha­ma­mos de “front-lo­ad”, ou se­ja, es­tá tra­ba­lhan­do mais an­tes de co­me­çar, pa­ra ga­nhar tem­po de­pois. Pen­se nis­so da se­guin­te ma­nei­ra: se gas­tar cin­co ho­ras pa­ra apren­der Ex­cel ho­je, quan­tas ho­ras vai eco­no­mi­zar pre­pa­ran­do as pla­ni­lhas no fu­tu­ro?

Pau­sas – Fa­zer pau­sas re­gu­la­res é uma ma­nei­ra con­train­tui­ti­va de me­lho­rar seu ren­di­men­to. Co­mo nos­so cé­re­bro só con­se­gue se man­ter con­cen­tra­do por in­ter­va­los re­du­zi­dos de tem­po, fa­zer uma pau­sa aju­da na pre­pa­ra­ção pa­ra al­can­çar o má­xi­mo de fo­co no pró­xi­mo pe­rí­o­do. Du­ran­te es­sas pau­sas, afas­te-se do com­pu­ta­dor. As­sim, vo­cê tam­bém re­duz o can­sa­ço na vis­ta e di­mi­nui as chan­ces de de­sen­vol­ver pro­ble­mas de vi­são e do­res de ca­be­ça.

Uso di­á­rio de uma so­lu­ção di­gi­tal – Exis­tem al­gu­mas pla­ta­for­mas vir­tu­ais que pro­mo­vem o ge­ren­ci­a­men­to e a oti­mi­za­ção da pro­du­ti­vi­da­de. Es­tão dis­po­ní­veis di­ver­sos re­cur­sos re­la­ci­o­na­dos às di­cas que vi­mos aqui: pri­o­ri­da­des, me­tas, pra­zos, ta­re­fas, co­mo a pla­ta­for­ma Ne­o­tri­ad. Com a apli­ca­ção des­sa me­to­do­lo­gia em um softwa­re, é pos­sí­vel eco­no­mi­zar di­a­ria­men­te ho­ras re­ais de tra­ba­lho, por meio da exe­cu­ção fo­ca­da de su­as ati­vi­da­des.

(Chris­ti­an Bar­bo­sa, mai­or es­pe­cia­lis­ta no Bra­sil em ad­mi­nis­tra­ção de tem­po e pro­du­ti­vi­da­de, CEO da Tri­adPS, em­pre­sa mul­ti­na­ci­o­nal es­pe­cia­li­za­da em pro­gra­mas e con­sul­to­ria na área de pro­du­ti­vi­da­de, co­la­bo­ra­ção e ad­mi­nis­tra­ção do tem­po)